Abteilung Haushalt & Finanzen


Die Abteilung Haushalt & Finanzen der Pädagogischen Hochschule Heidelberg ist neben der Haushaltsplanung insbesondere für Buchungen, die Beschaffung von Bürobedarf und Möbeln (inklusive der Inventarisierung) sowie die Verwaltung von Drittmitteln zuständig. Sie finden hier außerdem die Zahlstelle.


AKTUELLES

 

Neue Beschaffungsvorschriften
Bitte beachten Sie das Rundschreiben zu den befristeten Neuregelungen im Vergabewesen und das Merkblatt zur Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen im Downloadcenter der Haushaltsabteilung >zur Übersicht

 

SPSS
Die Hochschule hat einen neuen Vertrag für SPSS Lizenzen abgeschlossen. Es handelt sich um SPSS Premium Version 30, die Lizenz gilt bis 30.09.2025 + 1 Monat Karenzzeit. Amos ist in diesem Paket nicht enthalten und muss extra bestellt werden.

Preise:
SPSS: 100,00 € pro Lizenz per Belastung der Kostenstelle der SPSS-Nutzer:innen (darüberhinausgehende Kosten trägt die Hochschule für die aktuellen Lizenzen bis 30.09.25)
Amos: 60,00 € pro Lizenz

Es ist uns bewusst, dass der Preis wesentlich gestiegen ist. Der Rahmenvertrag des Landes mit fünfjähriger Gültigkeitsdauer ist abgelaufen und es wurde von Seiten des Landes nicht erneuert, so dass jede Institution eigenverantwortlich für einen wirtschaftlich günstigen Erwerb der Lizenzen einsteht. Nach Verhandlungen mit mehreren Anbietern ist es gelungen, Hochschulpreise auszuhandeln. Beim regulären Preis wären pro Lizenz bei den Einzelkosten im vierstelligen Bereich auf uns zugekommen.

Für die Verteilung benötigen wir einen von der/dem Kostenstellenverantwortlichen unterschriebenen Beschaffungsantrag mit Angabe der Emailadresse, an die der Lizenzschlüssel gesendet werden soll. Den Antrag senden Sie bitte an die EDV-Beschaffung (per Hauspost oder an edvmaterial☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜vw.ph-heidelberg☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de). Herr Sahin kann die SPSS Lizenzen ab Montag 18.11. verteilen. Falls jemand Amos nutzen möchte, dauert das Bestellverfahren, da uns die Lizenzschlüssel dafür nicht vorliegen, sondern erst bei der Softwarefirma bestellt werden müssen.

 

keine Rechnungseinreichung per E-Mail ab 01.01.2023
Mit Wirkung vom 01.01.2023 sind die temporären Regelungen zur Wahrnehmung haushaltsrechtlicher Verantwortlichkeiten aufgrund der besonderen Umstände im Zusammenhang mit dem Coronavirus(Schreiben des MWK v. 17.03.2020, Az. 11-0441.9/1/1) aufgehoben.
Anstelle des E-Mail-Schriftverkehrs hat die Ausübung der haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten wieder durch die regulär vorgesehenen Möglichkeiten zu erfolgen. D.h. Rechnungen sind im Original, mit Unterschrift, unter Angabe der Kostenstelle und dem Vermerk der sachlichen Richtigkeit, per Hauspost bei der Abteilung Haushalt und Finanzen einzureichen. Es entfällt die Möglichkeit des Versands via Email.
Wir bitten um Kenntnisnahme und Beachtung.

 

Büromaterial-Beschaffung: künftig erfolgt nur noch einmal wöchentlich die Büroartikel-Beschaffung. Bitte geben Sie Ihre Beschaffungsanträge daher rechtzeitig ab.

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Finanzabteilung der Pädagogischen Hochschule Heidelberg / Datenschutzinformation zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nach DSG-VO

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:
Pädagogische Hochschule Heidelberg
Die Rektorin
Prof.in Dr.in Karin Vach
Keplerstraße 87
69120 Heidelberg
06221/477-0
per E-Mail

Datenschutzbeauftragter:
Pädagogische Hochschule Heidelberg
Herr OBR Christoph Penshorn
Keplerstraße 87
69120 Heidelberg
per E-Mail

Zweck der Datenverarbeitung sowie Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung.

Abwicklung des Beschaffungswesens. Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen an die jeweiligen Zahlungspartner. Verwaltung der Drittmittel. Bereitstellung der Daten für die Erfüllung von Statistikpflichten. Erfüllung der internen und externen Berichtspflichten für die Kosten- und Leistungsrechnung.

Erhebung Name/Firma von Zahlungspartnern, Anschrift und die jeweilige Bankverbindung. Bei Lehrbeauftragen, externer Durchführung von Gastvorträgen, Auszahlung Prüfungsvergütungen zusätzlich noch (falls vorhanden) die Personalnummer des Landesamtes für Besoldung und Versorgung sowie das Geburtsdatum als Kundennummer des Zahlungspartners.

Bei der Drittmittelverwaltung Name des Projektleiters, Geldgeber sowie die Personalkosten zur Abrechnung des Projektes.

Die entsprechenden personenbezogenen Daten werden gemäß §13 Abs. 3 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Ziff. 2 in Verbindung mit Artikel 6 Abs.1 Nr.1 b Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO) zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Kaufvertag, Werkvertrag, Erteilung eines Lehrauftrags, Vergabe von Prüfungsaufträgen, Abschluss von Hilfskraft- und Honorarverträgen, Erfüllung gesetzlich festgelegter statistische Lieferfristen) verarbeitet

Empfänger der Daten

Die Daten werden auf den Servern der Pädagogischen Hochschule Heidelberg gespeichert und zur weiteren Auftragsdatenverarbeitung gemäß §7 Landesdatenschutzgesetz in Verbindung mit Artikel 28 DSG-VO an das Hochschulservicezentrum in Reutlingen (HSZ) weitergegeben. Von dort werden die Zahlungs- bzw. unsere Rechnungsdaten an die Landesoberkasse Baden-Württemberg, Steinhäuser Str.11, 76135 Karlsruhe als ausführende Stelle mit Kassenrecht für die Hochschule online als Auftrag weitergeleitet.
Bei Personalzahlungen (Lehraufträge, Prüfungsvergütungen, Gastvorträge) erfolgt postalisch die Weiterleitung der Auszahlungsbelege der Hochschule an das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg, Philipp-Reis-Str. 2, 70736 Fellbach.
Statistische Daten und Daten für die Kosten-und Leistungsrechnung werden in anonymisierter und aggregierter Form an das Statistische Landesamt Baden-Württemberg bzw. an das Ministerium für Forschung und Kunst weitergegeben.
Die Verarbeitung von Daten im Auftrag von Dritten ist ausschließlich nach vorheriger Genehmigung durch das Rektorat der Hochschule zulässig.


Dauer der Datenspeicherung

Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den für uns anzuwendenden gesetzlichen Vorgaben. Sie ergibt sich aus §§ 147 Abs.1-6 Abgabenordnung (AO). § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) ist analog anwendbar.
Nach den gesetzlichen Vorgaben müssen alle Ein- und Ausgangsrechnungen, das Anlagevermögen, die Bankbelege, die Buchungsbelege, die Kassenbücher, die Daueraufträge sowie die Jahresabschlüsse 10 Jahre aufbewahrt werden. Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht ergibt sich für die Angebote zu den Auftragsvergaben, die Aktenvermerke und sonstige Korrespondenz sowie die Mahnbescheide.
 

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit zwischen der Pädagogischen Hochschule und Ihnen eine vertragliche Beziehung besteht, müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne die Bereitstellung der Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen und diesen auszuführen.

 

Datenschutzrechte, die Ihnen zustehen

Jede betroffene Person hat:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSG-VO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSG-VO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSG-VO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSG-VO,
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Artikel 21 DSG-VO sowie
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSG-VO.

Darüber ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Herrn Dr. Steffen Brink. Erreichbar ist dieser per
per E-Mail.