Zeiterfassung

Wichtige Informationen zur digitalen Zeiterfassung

Unter Bezugnahme auf die „Dienstvereinbarung über die elektronische Zeiterfassung“ vom 4. Oktober 2021 möchte die Personalabteilung alle Beschäftigten noch auf folgende wichtige Aspekte hinweisen:

  1. Personenbezogene Daten (vgl. §§ 2, 5 DV): Im System werden nur diejenigen Daten erhoben, gespeichert und genutzt, die für die Anwesenheitskontrolle und die Abrechnung der Arbeitszeit erforderlich sind. Dies gilt insbesondere auch für die personenbezogenen Grunddaten (z.B. Name, Vorname, Personalnummer, Abteilung); außerdem ist bei jeder Person der jeweilige Wochenarbeitsplan hinterlegt.
     
  2. Datenschutz (vgl. § 3 DV): Der Schutz der Personendaten und persönlichen Zeitdaten vor unbefugtem Zugriff oder Einsichtnahme ist durch Vergabe von Zugriffsrechten sichergestellt.
     
  3. Zeiterfassung (vgl. § 6 DV): Die Buchung der einzelnen Zeiten erfolgt über die in den Gebäuden aufgestellten Terminals mittels Stechkarte. Dabei ist stets das dem Arbeitsplatz am nächsten gelegene Zeiterfassungsgerät zu nutzen. Die Terminals sind auch beim Verlassen und beim Betreten des Gebäudes (Pause, Dienstgang) zu bedienen. In den Gebäuden, in denen kein Terminal installiert ist, erfolgen die Buchungen direkt am PC.
     
  4. Arbeitszeitkorrekturen: Korrekturen (z.B. Arbeitszeitausgleich/AZA, Telearbeit) erfolgen über den digitalen Workflow über den*die jeweilige*n Vorgesetzte*n. Gleiches gilt für Urlaubsanträge. Sonderfälle (z.B. Dienstreisen, Arztbesuch während Arbeitszeit) muss weiterhin ein Korrekturbeleg in Papierform eingereicht werden.
     
  5. Einsichtnahme und Kontrolle (vgl. § 7 DV): Die Beschäftigten haben die Möglichkeit, auf ihre elektronisch gespeicherten Daten über den PC (Browser) zuzugreifen. Die Daten sind durch ein persönliches Passwort geschützt. – Zur Genehmigung von Arbeitszeitausgleich (AZA) erhalten die Vorgesetzten Einsicht in das tagesaktuelle Zeitsaldo und die Monatssalden ihrer Beschäftigten. Außerdem erhalten sie bei Urlaubsanträgen zur besseren Planungssicherheit Einsicht in das Urlaubstableau ihrer Abteilung. – Die Vorgesetzten haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Einsichtnahme in die Einzelbuchungen. – Im Anschluss an die digitale Genehmigung durch den*die Vorgesetzte*n erfolgt die digitale Buchung unmittelbar im Zeiterfassungssystem.
     
  6. Ampelkonto (vgl. § 7 Abs. 2 DV): Im Falle einer Über- oder Unterschreitung der Gleitzeit werden die Beschäftigten über ein eingerichtetes Ampelkonto über das System informiert (Gelbphase). Erst im Falle eines deutlichen Über- oder Unterschreitens der Gleitzeit (i.d.R. mehr als die maßgebliche Wochenarbeitszeit) erhält auch der*die Vorgesetzte eine entsprechende Information (Rotphase), damit gemeinsam mit entsprechenden Maßnahmen (AZA) gegengesteuert werden kann. Mit Blick auf die nur sehr schematisch eingestellten Werte kann das Ampelsystem nur einer groben Orientierung dienen.
     
  7. Sonstiges (Krankmeldung): Auch wenn die Krankmeldungen ab sofort über den digitalen Workflow erfolgen, muss bereits ab dem 1. Tag eine Information über die Erkrankung formlos (z.B. per Mail) an den*die Vorgesetzte*n sowie an die Personalabteilung erfolgen.

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