Rechenzentrum

Datenschutzerklärung E-Mail

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im E-Maildienst

Allgemeines

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Ihre Daten werden von uns auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet.

Durch die Weiterentwicklung des Maildienstes kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Daher empfehlen wir Ihnen, sich diese Datenschutzerklärung ab und zu erneut durchzulesen.

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

Pädagogische Hochschule Heidelberg
Keplerstraße 87
D-69120 Heidelberg
+49 6221 477-0
info@ph-heidelberg.de

Datenschutzbeauftragter

Pädagogische Hochschule Heidelberg
Christoph Penshorn
Keplerstraße 87

D-69120 Heidelberg
+49 6221 477-134
ds@vw.ph-heidelberg.de

Zweck der Datenverarbeitung

Als Mitglied, Angehörige/r oder sonstige/r Berechtigte/r der Pädagogischen Hochschule verfügen Sie über ein Mailkonto, das im EDV-System des PH-Rechenzentrums geführt wird. Hierzu werden personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert. Ohne diese Datenverarbeitung ist eine Nutzung des Maildienstes des Rechenzentrums nicht möglich.

Rechtsgrundlagen

Die Erhebung und Nutzung Ihrer Daten erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben. Regelungen dazu finden sich in:

  • Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG)
  • Teledienstegesetz (TDG)
  • Mediendienste-Staatsvertrag (MDStV)
  • Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG)
  • Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg (LHG BW)

Insbesondere gilt:

  • Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

  • Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg §12

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Nutzerdaten

Für die Nutzung des Maildienstes werden folgende Daten abgefragt und gespeichert:

  • Benutzername (Benutzer-ID)
  • Vorname, Nachname
  • Mailadresse(n)

Sie haben die Möglichkeit, freiwillig weitere Daten einzustellen, die dann ebenfalls gespeichert werden. Dazu gehören persönliche Einstellungen und Konfigurationen einschließlich Weiterleitungen, Mailinhalte einschl. Mailheader, Kalendereinträge usw..

Cookies (Webmail)

Webmail verwendet ein Session-Cookie. Diese Textdatei beinhaltet lediglich eine verschlüsselte Zeichenfolge, die bei der Navigation im System hilft. Das Cookie wird beim Schließen des Browsers gelöscht.

Server-Logfiles

Bei Nutzung des Maildienstes werden folgende Informationen in Logfiles gespeichert:

  • Zeitstempel (connect / disconnect)
  • From-Host (Client / Remotemailserver)
  • Relay-Host (local / Remotemailserver)
  • Message-id
  • From-Adresse
  • To-Adresse

Bei der Nutzung von Webmail werden zusätzlich folgende Informationen gespeichert:

  • Remotehost (IP-Adresse des anfragenden Systems)
  • Zeitstempel (Datum, Uhrzeit)
  • Request (angefragte Webseite des Webmailsystems)
  • Status (Zahlencode für den Abschlusszustand der Verbindung)
  • Size (Größe der angefragten Datei, die zurückgegeben wird)
  • User-Agent (Browser, Betriebssystem)
  • Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes oder Angriffe auf den Dienst zu erkennen.

Dauer der Speicherung

Nutzerdaten

Ihre personenbezogenen Kontodaten werden für die Dauer Ihres Studiums/Ihrer Arbeit bei der Pädagogischen Hochschule Heidelberg gespeichert und spätestens zwölf Monate nach Beendigung ihrer Tätigkeit/Ihres Studiums gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben Vorrang.

Server-Logfiles

Die Serverlogdaten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

SSL-Verschlüsselung

Die Verbindung zum Server erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung. Über SSL verschlüsselte Daten sind auf dem Übertragungweg nicht von Dritten lesbar. Übermitteln Sie Ihre vertraulichen Informationen nur bei aktivierter SSL-Verschlüsselung und wenden Sie sich im Zweifel an uns.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, vom Rechenzentrum der Hochschule Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.

Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.

Bitte wenden Sie sich hierfür an benutzerverwaltung@remove-this.ph-heidelberg.de

Sie können eine ggf. erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).