DFNconf Webkonferenz (Anleitung)

Meetingveranstalter oder Meetingteilnehmer?

  • Eine Video-, Audio- oder Webkonferenz benötigt zwingend einen Veranstalter.
  • Als Veranstalter können hauptamtliche Mitarbeiter*innen der PH fungieren.
  • Der Veranstalter muss sich registrieren und einen Meetingraum anlegen.
  • In einen Meetingraum können beliebige Teilnehmer eingeladen werden. Eine Mitgliedschaft bei einer Hochschule oder Forschungseinrichtung ist nicht erforderlich.

Meetingveranstalter: Registrierung, Meetingraum anlegen

  • DFNconf-Veranstalterportal aufrufen: https://my.conf.dfn.de
  • Pädagogische Hochschule Heidelberg auswählen
  • Login über Identity Provider der Pädagogischen Hochschule Heidelberg (Shibboleth)
  • Mit der erstmaligen Anmeldung ist die Registrierung abgeschlossen.
  • Im Veranstalterportal: Neuer Meetingraum anklicken
  • Name für den neuen Meetingraum eingeben
  • Veranstalter-PIN festlegen: ausschließlich Ziffern (Empfehlung: mind. 8 Ziffen und mit # abschließen)
  • Mehr Einstellungen (Show)
  • Gäste: Ja
  • Gäste-PIN festlegen: ausschließlich Ziffern (Empfehlung: mind. 4 Ziffern und mit # abschließen)
  • ggf. weitere Einstellungen vornehmen
  • Speichern
  • Der neue Meetingraum wird einschließlich der Raumnummer im Veranstalterportal angezeigt.
  • Unter Einladung steht eine Textvorlage zur Verfügung, die man kopieren und z. B. per Mail an Gäste, die an der Konferenz teilnehmen sollen, versenden kann.
  • Logout aus dem Veranstalterportal am Ende der Sitzung. 

Meetingraum als Veranstalter betreten

  • Im Veranstalterportal kann der Veranstalter über die Tür hinter der Raumnummer den Meetingraum betreten.
  • Für existierende Meetingräume stehen weitere Möglichkeiten zum Betreten des Raumes zur Verfügung,  die in der Textvorlage für die Einladung von Teilnehmer beschrieben sind.
  • Für den Zutritt als Veranstalter ist die Kenntnis der Meetingraumnummer und die Veranstalter-PIN erforderlich. Die Veranstalter-PIN wird in der Textvorlager nicht aufgeführt.
  • Zutritt über einen Webbrowser: https://conf.dfn.de/webapp/
    Kamera und Mikrofon einschalten, Present, raumnummer@conf.dfn.de, ...

Meetingraum als Teilnehmer betreten

  • In der Textvorlage für die Einladung sind verschiedene Möglichkeiten für den Zutritt zu einem Meetingraum beschrieben. Dieser Text enthält auch die Raumnummer und die Gäste-PIN.
  • Zutritt über einen Webbrowser: https://conf.dfn.de/webapp/
    Kamera und Mikrofon einschalten, Present, raumnummer@conf.dfn.de, ...
  • Ein Gast kann einen Meetingraum erst dann endgültig betreten, wenn ein Veranstalter im Raum ist.

Wichtige Hinweise

  • Für den Zutritt zu einem vorhandenen Meetingraum als Veranstalter sind ausschließlich Raumnummer und zugehörige Veranstalter-PIN erforderlich. Die Veranstalter-PIN sollte deshalb in der Regel geheim gehalten und muss über das Veranstalterportal geändert werden, falls der Verdacht besteht, dass unberechtigte Dritte davon Kenntnis erhalten haben.
  • Mit der Kombination aus Raumnummer und Gäste-PIN kann jedermann den Konferenzraum betreten, der diese Zahlen kennt. Die Gäste-PIN kann durch den Veranstalter über das Veranstalterportal geändert werden.
  • Bei Bedarf kann ein Veranstalter innerhalb einer Sitzung einen Gast zum Veranstalter hochstufen, ohne dass dieser Kenntnis von der Veranstalter-PIN erhält.
  • Verlassen alle Veranstalter einen Meetingraum, wird die Konferenz automatisch beendet.
  • Über das Veranstalterportal können mehrere Meetingräume für unterschiedliche Zwecke und mit unterschiedlichen Einstellungen angelegt werden und bei Bedarf einige Zeit bestehen bleiben.