Nachfolgend sind  alle relevanten Informationen zum Procedere „Online-Anmeldung/Online-Notenerfassung“ für Prüfungen zusammengefasst (siehe auch Leitfaden (PDF, ca.1,1 MB)).

1. Anmelde-Zeitraum für Modulprüfungen

Die Online-Anmeldung für Studierende wird im Zeitraum vom

16.12.2024 - 17.01.2025

möglich sein/freigegeben.

Eine An-/Abmeldung in diesem Zeitraum ist verbindlich. Ausschließlich Studierende, die sich in diesem Zeitraum online in LSF angemeldet haben, können zur Prüfung zugelassen werden (bitte erstellen Sie in LSF vor! der Prüfung einen Listenausdruck zur Kontrolle)!

2. Für wen/wofür kann aktuell KEINE Online-Anmeldung stattfinden?

• Masterstudiengang Ingenieurpädagogik
• Praktika
• Abschlussarbeiten (BA/MA-Arbeiten)
• Nachstudium (Masterzulassung mit Nachstudiumsauflage)
• Nachstudium migrierter Lehrkräfte (gemäß Anerkennungsbescheid des Regierungspräsidiums)
• Studierende der Universität Heidelberg (Kooperationsstudiengang M.Ed. Profillinie Lehramt Gymnasium für Modulprüfungen an der PH Heidelberg
• Studierende der PH Heidelberg M.Ed. Profillinie Lehramt Sekundarstufe I für Modulprüfungen an der Universität Heidelberg
• Alle Nachprüfungen, die im gleichen Semester stattfinden (das „alte“ Programm kann leider nur einen Prüfungsdurchgang/Semester abbilden, ansonsten überschreiben Sie die Leistungen des regulären Haupt-Prüfungstermins)

3. Meldung der eingabeberechtigten Prüfenden

Von Ihnen benötigen wir auch in diesem Semester wieder dringend die Information,

• welche Prüfenden für jede im aktuellen Semester angebotene Modulabschlussprüfung als Berechtigte einen Online-Zugang erhalten sollen (i.d.R. Modulverantwortliche + Prüfende).
• Es können in jedem Modul jeweils eine Einzelperson oder auch mehrere Prüfende (zusammengefasst in einer Prüfendengruppe) angelegt werden.

Bitte schicken Sie uns hierfür – sofern noch nicht geschehen – baldmöglichst (bis spätestens Ende April bzw. Ende Oktober) diese Excel-Datei (ca. 0,01 MB) ausgefüllt an zpa-support☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜vw.ph-heidelberg☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de zurück.
Falls sich in Ihrem Fach nichts ändert, genügt eine kurze Mail an zpa-support☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜vw.ph-heidelberg☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de.

Erst, wenn in unserer Datenbank die Berechtigung für ein bestimmtes Modul hinterlegt wird, können die entsprechenden Personen über LSF auf das Modul zugreifen und sich dort Listen der angemeldeten Studierenden erstellen (wichtig für die Prüfungszulassung!) bzw. später die Prüfungsergebnisse eintragen.
Diese Abfrage ist leider jedes Semester nötig, da sich die gewünschte fachinterne Zuordnung von Berechtigungen zu Modulprüfungen von Semester zu Semester ändern kann.

4. Noteneingabe

Wichtig ist hierbei, dass …

• vor (!) Beginn des Anmeldezeitraums die Namen der eingabeberechtigten Prüfer:innen (die später auch die Noten eintragen werden) im Prüfungsamt vorliegen, da eine Änderung danach nur sehr schwer möglich ist.
• Fristverlängerungen bei schriftlichen Arbeiten (Hausarbeiten/Portfolios) weiterhin in Ihrem Ermessen liegen (bitte lassen auch Sie sich jedoch, um die Chancengleichheit zu gewährleisten, einen Nachweis für einen triftigen Grund vorlegen) – Sie geben dann das Prüfungsergebnis einfach etwas später ein.
  Aber: Fristverlängerungen bei Abschlussarbeiten werden wie bisher im Prüfungsamt entschieden
• Prüfungsrücktritte außerhalb des Anmeldezeitfensters nur noch über das Prüfungsamt möglich sind -aus triftigen Gründen, mit entsprechenden Nachweisen.
  Da das Prüfungsamt im Zweifelsfall die genauen Absprachen/Abgabedaten für z.B. Hausarbeiten nicht kennt, sollten die Rücktrittsanträge der Studierenden unter Nennung des Prüfungsdatums mit Kopie an den:die Prüfende:n erfolgen. Die Entscheidung wird zwar im Prüfungsamt getroffen, aber so ist gewährleistet, dass die:der Prüfende darüber Bescheid weiß.
• die Erfassung eines oder mehrerer Prüfungsergebnisse immer gespeichert werden muss (ggf. ist hierfür die Eingabe einer TAN erforderlich). Erst dann ist das Ergebnis für die Prüfungsteilnehmer:innen sichtbar. Auch nach der Speicherung können noch Veränderungen an den Ergebnissen vorgenommen werden, die dann durch erneutes Speichern wieder für die Studierenden sichtbar werden.
• nur Endergebnisse/Modulabschlussnoten eingetragen werden können (die Ergebnisse von einzelnen Prüfungsteilen bitte vorab zusammenfassen!).

Eine Notenliste in LSF sollte/kann erst abgeschlossen werden, wenn für jede:n Studierende:n auf der Liste eine Eintragung erfolgt ist. Nach dem Abschließen kann sie nur noch im Prüfungsamt verändert werden (davor können Sie selbst noch Korrekturen in LSF vornehmen). Das Abschließen einer Liste dient Ihnen vor Allem zur Kontrolle, ob Sie bei allen angemeldeten Prüfungsteilnehmer:innen eine Leistung oder ein Rücktritt erfasst haben bzw. ob noch etwas offen ist, das Sie dann gerne mit dem Prüfungsamt klären können.

Bitte beachten Sie bei der Eingabe Folgendes:
Prüfungsergebnisse können direkt für jede:n Prüfungsteilnehmer:in in LSF eingetragen werden (Noten entsprechend unserer Notenskala oder +/- für bestanden/nicht bestanden). Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Prüfungsergebnisse in einer zuvor heruntergeladenen csv-Liste einzutragen und die befüllte Datei wieder in LSF hochzuladen. Die csv-Datei darf nicht verändert werden (Ausnahme: Eintragungen der Noten bzw. bestanden/nicht bestanden), da sonst das Hochladen nicht mehr möglich ist. „Bestanden“ oder „nicht bestanden“ erfassen Sie in der Datei bitte mit '+ oder '- (das Hochkomma finden Sie links neben der Enter-Taste oberhalb der Raute), um das Auslösen eines Rechenvorgangs zu verhindern.

5. Fragen/ Hilfe

Anleitungen für Zugang und Nutzung des Online-Verfahrens für Studierende und Prüfende finden Sie auf unserer Webseite:

• www.ph-heidelberg.de/zpa-aktuell (Anleitung und Info für Studierende)
• www.ph-heidelberg.de/studium/im-studium/akademischespruefungsamt/aktuelles-termine/informationen-fuer-prueferinnen.html (Anleitung zu Online- und TAN-Verfahren für Prüfende)

Für Rückfragen zum Verfahren stehen sowohl Frau Schneider als auch Frau Appelhans (für das Thema „TAN-Nutzung“ Herr Zimmermann) jederzeit gerne zur Verfügung – telefonisch oder per Mail.

Generell gilt:

• Alle Verlängerungen, die Abschlussarbeiten betreffen, werden im Prüfungsamt bearbeitet und entschieden.
• Alle Verlängerungen, die die übrigen schriftlichen Arbeiten (außer Klausuren) betreffen, werden, unter Wahrung des Gleichheitsgrundsatzes, von den zuständigen Prüfer:innen entschieden.

Folgende Regelungen gelten für Abschlussarbeiten und sollten auch bei allen übrigen schriftlichen Arbeiten zugrunde gelegt werden:

1. Nachgewiesene Krankheit endet innerhalb der Bearbeitungsfrist = Bearbeitung wird ausgesetzt und der Krankheitszeitraum nach dem Fristende angehängt.
2. Nachgewiesene Krankheit innerhalb der Bearbeitungsfrist und darüber hinaus, i.e. z.B. dreiwöchige Erkrankung zwei Wochen vor Ablauf der Bearbeitungsfrist = nach Erkrankungsende werden zwei Wochen angehängt
3. Krankheitsbeginn 1 Tag vor Ende der Bearbeitungsfrist, z.B. für 2 Wochen = Folge: nach Erkrankungsende wird 1 Tag angehängt.
4. Erkrankung am Abgabetag = keine Fristverlängerung mehr möglich

Wichtige Voraussetzungen:

1. Ein Attest (Vorlage unter https://www.ph-heidelberg.de/studium/im-studium/akademischespruefungsamt/formulare-downloads/) wird unverzüglich eingereicht (unverzüglich heißt „ohne schuldhaftes Zögern“ – im Normalfall direkt am gleichen Tag).
Der Arztbesuch muss auch direkt stattfinden – ein ärztliches Attest, ausgestellt Mitte März für einen Krankheitszeitraum im Februar, wird nicht akzeptiert.
Das Einreichen eines Attests im Nachhinein ist nicht möglich, selbst wenn es zum Zeitpunkt der Erkrankung ausgestellt wurde, da die Regelung der Prüfungsordnung generell auf eine Unverzüglichkeit der Meldung lautet.
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den:die Arbeitgeber:in genügt nicht, da Ihnen hier die Entscheidungsgrundlage fehlt (Sie benötigen Befundtatsachen, also die Beschwerden, die an der Prüfung hindern, KEINE Diagnose: d.h. z.B. Magen-Darm-Probleme, aber NICHT die Diagnose Morbus Crohn)

2. Triftige Gründe für eine Verlängerung können ansonsten sein:
Todesfall in der Familie, Krankheit bzw. fehlende Betreuung der Kinder (Kita geschlossen…). Aber auch hier sind Nachweise erforderlich (Meldebescheinigung als Nachweis des gemeinsamen Haushalts, Bestätigung der Kita).
Eine Verlängerung sollte auf max.  ½ Bearbeitungszeit begrenzt werden, ansonsten sollte ein Prüfungsrücktritt erfolgen (ohne negative Konsequenzen für den Prüfling) und damit eine Neu-Anmeldung (mit neuem Thema) im nächsten Semester. Für den Prüfungsrücktritt ist das Prüfungsamt zuständig.

Bei unklaren Fällen oder Fragen steht das Prüfungsamt selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung (per Mail oder telefonisch).

Studiengänge mit Lehramtsbezug/Lehramts-Masterstudiengänge
Abschlussarbeiten in Studiengängen mit Lehramtsbezug und Lehramts-Masterstudiengängen können 12x/Jahr, jeweils bis zum 1. Werktag eines Monats angemeldet werden.

Hierfür laden sich die Studierenden einen entsprechenden Antrag auf der Website des Prüfungsamts herunter und reichen den Antrag, ausgefüllt und mit eigener Unterschrift plus den Unterschriften der beiden zukünftigen Gutachter:innen versehen, im Prüfungsamt ein – dies kann, wenn der:dem Studierenden der Datenschutz nicht so wichtig ist, auch in Form eines eingescanntes Formulars per Mail erfolgen.
Wenn die Unterschriften der Gutachter:innen auf dem Formular aus Zeitgründen nicht möglich sind, akzeptiert das Prüfungsamt ausnahmsweise auch eine E-Mail-Bestätigung der:des Betreuenden, aus der der Name der:des Studierenden, das Thema der Abschlussarbeit und die Angabe über Erst-/Zweitbetreuung hervorgeht.

Das Fach/die Fachrichtung, in dem/der die Arbeit verfasst wird, ist durch die Zuordnung der (erst-)prüfenden Person festgelegt; bei einer Bachelorarbeit im Übergreifenden Studienbereich ist die Arbeit dem Übergreifenden Studienbereich zugeordnet.
Bei Masterarbeiten muss unter den Gutachter:innen wenigstens ein:e Hochschullehrer:in sein (egal, ob Erst- oder Zweitbetreuung).
Bei Masterarbeiten im Lehramt Sonderpädagogik muss darüber hinaus das Thema sonderpädagogische Bezüge aufweisen und unter den Gutachter:innen muss eine prüfungsberechtigte Person sein, die Lehre in einem sonderpädagogischen Studienbereich ausbringt.

Nach Eingang des Antrags werden die Voraussetzungen (u.A. Mindest-ECTS, Thema, Prüfungsberechtigung der angegebenen Betreuer:innen) geprüft und ca. Mitte des Monats eine Zulassung zur Abschlussarbeit
schriftlich an die Studierenden versandt – mit Angabe des Abgabedatums: Mitte des 3. Folgemonats bei einer Bachelor-, Mitte des 4. Folgemonats bei einer Masterarbeit.

Verlängerungsanträge (krankheitsbedingt oder aus sonstigen triftigen Gründen) oder Rücktrittsgesuche werden im Prüfungsamt abgegeben und entschieden.

Nach der Abgabe der Abschlussarbeit im Prüfungsamt werden zwei (bei Bachelorarbeiten nach PO 2021 ein) Exemplar(e) an die Gutachter:innen weitergeleitet. Die Bewertung sollte 8 Wochen nicht übersteigen. Danach werden die ans Prüfungsamt übermittelten Bewertungen der Gutachten in der Prüfungsdatenbank erfasst und die Original-Gutachten in der Prüfungsakte abgelegt (für eventuelle Einsichtnahmen). Die zurückgesandten Arbeiten werden archiviert und ggf. überzählige, unbeschriebene Exemplare an die Studierenden zurückgegeben.

Studiengänge ohne Lehramtsbezug
Das Procedere ist vergleichbar – allerdings können hier die Arbeiten (entsprechend der Vorgaben der jeweiligen Prüfungsordnungen) jederzeit angemeldet werden. Es gibt keine durch das Prüfungsamt festgelegten Fristen.

Wichtige Termine/Fristen

Allgemein:
Bewertungen für Prüfungsleistungen sollten fristgerecht in LSF eingetragen bzw. Gutachten für Abschlussarbeiten im Prüfungsamt eingereicht werden.
Mündliche Modulprüfungsergebnisse sollten laut Studien-und Prüfungsordnung innerhalb einer Woche in LSF eingetragen werden, das Verfahren der Bewertung schriftlicher Modulprüfungsleistungen soll acht Wochen nicht überschreiten.

Vorprüfung:
Für das erfolgreiche Erbringen der Leistungen der Vorprüfung bei den lehramtsbezogenen Bachelorstudiengängen sind 2 Semester vorgesehen. Wenn diese Leistungen bis zum Ende des 4. Semesters (Corona-bedingt gibt es hier Verlängerungen der Fristen) nicht vorliegen, erfolgt eine Exmatrikulation. Das Prüfungsamt kontrolliert spätestens Anfang Mai im SoSe/Anfang November im WiSe die Fristeinhaltung, d.h. die Prüfungsergebnisse des vorhergehenden Semesters (einschl. Nachprüfungen) müssten bis dahin eingegeben sein.

Abschlussarbeiten:
Alle Bachelorprüfungsleistungen müssen bis zur Aufnahme des Masterstudiums (01.04./01.10.) erbracht sein – aus diesem Grund gibt es eine Häufung von Abgaben von Bachelorarbeiten im März/September.
Masterarbeiten, die noch rechtzeitig vor Ende des Gasthörerstatus im Vorbereitungsdienst bewertet werden müssen, müssen spätestens am 15.01. eingereicht werden, damit die Bewertung bis spätestens Mitte März vorliegt. Daher gibt es auch zu diesem Zeitpunkt eine Häufung abgegebener Arbeiten.

Masterbewerbung:
Die Bewerbungsfristen für Masterbewerbungen sind der 15.05./15.11. eines jeden Jahres.
Für die Bewerbung muss auch eine Übersicht der bisher erbrachten Leistungen eingereicht werden, da eine vorzeitige Zulassung bei entsprechender ECTS-Zahl möglich ist – auch, wenn der Bachelorabschluss noch
nicht vorliegt. Daher ist es auch hierfür wichtig, dass alle bisher erbrachten Prüfungsleistungen in LSF erfasst sind.

Bachelorabschluss:
Bei einer vorzeitigen Masterzulassung muss bis zum 31.01. (Aufnahme des Masterstudiums zum Wintersemester) bzw. 30.06. (Aufnahme des Masterstudiums zum Sommersemester) der Bachelorabschluss nachgewiesen werden/vorliegen. Demzufolge ist auch für diese Termine die Erfassung der bisher erbrachten Prüfungsleistungen in LSF erforderlich.

Vorbereitungsdienst:
Hier gibt es im nur zweisemestrigen hochschulischen Teil des Masterstudiengangs Lehramt Grundschule folgende Besonderheit: Die Ergebnisse der mündlichen und schriftlichen Modulprüfungen von Studierenden, die sich für den Vorbereitungsdienst im Gasthörerstatus beworben haben, müssen bis spätestens 15.03. vorliegen, damit rechtzeitig bis zum 31.03. eine Bestehensbescheinigung eingereicht werden kann. Studierende des Masterstudiengangs Lehramt Grundschule, die sich für den Vorbereitungsdienst im Gasthörerstatus beworben haben, sind daher verpflichtet, zu Beginn des Wintersemesters ihr Anrecht auf vorgezogene Notenmeldung bei den jeweiligen Prüferinnen und Prüfern auf dem dafür vorgesehenen Formular anzuzeigen.
Bei den anderen beiden Lehramts-Masterstudiengängen liegt die Verantwortung, sich um ein rechtzeitiges Erbringen der Prüfungsleistung und deren Meldung zu bemühen, bei den Studierenden.

Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!

Ihr Team des Prüfungsamts