Neues aus dem Projekt Web-Relaunch
Zu Beginn des Aprils haben wir die Dokumente für die öffentliche Ausschreibung der Programmierung einer neuen Website fertig erstellt.
Am 08.04.2024 wurde die Ausschreibung veröffentlicht. Web-Agenturen, die den Anforderungen entsprechen, können sich bis zum 06.05 12:00 Uhr auf die Ausschreibung bewerben.
Im Mai werden dann drei Agenturen zu einem Bietergespräch eingeladen. Ende Mai wird unter Berücksichtigung einer Bewertungsmatrix eine Agentur ausgewählt, welche die höchste Gesamtpunktzahl im Bewerbungsprozess erzielen konnte.
Alle Informationen und Unterlagen die Sie für eine Bewerbung benötigen, finden Sie unter dem Vergabetool "Vergabe24".
Aktivität | Meilenstein |
Letzter Termin zum Stellen von Bieter:innen Fragen | 26.04.2024, 12:00 Uhr |
Späteste Absendung der Antworten durch die Kontaktstelle | 29.04.2024 |
Termin zur Abgabe der Angebote | 06.05.2024, 12:00 Uhr |
Termin zur Vorstellung der besten Anbieter:innen vor Ort in Heidelberg | 29.05.2024 |
Ende Zuschlags- und Bindefrist | 28.06.2024 |
Die Phase der Anforderungserhebung und -analyse!
Netzwerktreffen im Januar und Feburar 2024
Anfang Januar fand das zweite Netzwerktreffen (ProKo WR) der Projektkoordinator:innen verschiedener PHn und Universitäten unter dem Motto „Leistungsbeschreibungen und öffentliche Ausschreibungen“ statt.
Dazu haben wir uns innerhalb der Netzwerkgruppe über folgende Themen und Fragen ausgetatuscht:
Welche Herausforderungen sind Ihnen bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen für öffentliche Ausschreibungen begegnet?
Gab es vermeidbare Hürden? Haben Sie Empfehlungen, was Sie im Nachhinein anders machen würden?
Für welche Form der Leistungsbeschreibung haben Sie sich entschieden: Lastenheft, Request for proposal, Backlog, agile Formen…?
Welches Vorgehen haben Sie benutzt, um sicherzustellen, dass die Angebote bei den Bietergesprächen den Anforderungen entsprechen? Wie haben Sie den Bewertungsbogen gestaltet?
Welche Tools und Plattformen haben Sie für Ihre Ausschreibungen genutzt?
Ende Februar traf sich die ProKo WR mit neugewonnenen Akteur:innen zu einem dritten Treffen unter dem Motto: „Die Zusammenarbeit mit Extern: Agenturen, Beratungen, Prozesse zu Web und Design".
Unteranderem wurden dabei Inhalte zu folgenden Fragen ausgetauscht:
Welche Erfahrungen haben Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen oder Beratungen gemacht?
Welche Kriterien verwenden Sie bei der Auswahl von externen Partnern für Web- und Designprojekte?
Wie gestalten Sie die Kommunikation und Koordination zwischen Ihrem Team und externen Partnern, um ein reibungsloses Projektmanagement sicherzustellen?
Welche Prozesse haben sich als besonders effektiv herausgestellt, um die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und externen Agenturen oder Beratungen zu optimieren?
Wie gehen Sie mit unterschiedlichen Arbeitskulturen und -methoden um, wenn Sie mit externen Partnern zusammenarbeiten?
Wie messen Sie den Erfolg der Zusammenarbeit mit externen Agenturen oder Beratungen in Bezug auf Web- und Designprojekte?
Workshopangebote im Januar und Feburar 2024
Neben der qualitativen Auswertung der Online-Befragung (siehe Bild der Antworten) wurden mehrere Workshops durchgeführt, an denen sich Studierende und Mitarbeitende der Hochschule beteiligt haben, um Anforderungen an eine neue Website und ein erneuertes Extranet zu stellen. Mit Erfolg konnten wir so nah wie möglich an unseren Zielgruppen arbeiten. Diese Workshops haben insgesamt 295 User-Stories und 45 identifizierte Epics hervorgebracht. Sudierende, Mitarbeiter:innen der Verwaltung und Lehre haben sich mit ihren Anliegen einbringen können und wurden gehört. Im Anschluss der Workshops wurden diese Erhebungen ausgewertet und dienen als Vorbereitung für das Kapitel der Leistungsbeschreibung eines Ausschreibungsdokuments.
Anforderungsanalyse und Ausschreibungsphase im März und April 2024
Im März finalisieren wir unsere Analyse der Anforderungen an eine neue Website und ein erneuertes Extranet. Wir prüfen Machbarkeiten auf Barrierefreiheit, technische Umsetzbarkeiten, Finanzierung und allgemeine Ressourcen jetzt und in der Zukunft. Diese Entscheidungen treffen wir auf Basis der Anforderungsgespräche, mit Hilfe von externen Experten und final mit der Arbeitsgruppe Web-Relaunch und Rektorat.
Am Ende dieser Anforderungsanalyse beginnt die Ausschreibungsphase. Wir arbeiten daran, dass im ersten viertel des Monats April eine öffentliche Ausschreibung online gehen kann. Alle weiteren Informationen kommen in den nächsten Wochen.
Die Ergebnisse der Anforderungsanalyse finden Sie im Menübereich "Anforderungsanalyse".
Das Projekt nimmt Fahrt auf!
Wir befinden uns mitten in der Phase der Projektinitialisierung und der Planung des Gesamtumfangs. Zeitplanung, Ressourcenplanung: Wann unternehmen wir welchen Schritt? Welchen Workshop machen wir wann? Hier erhalten Sie erste Einblicke in die Arbeit der vergangenen und kommenden Wochen.
Oktober - November '23
Während meiner Recherche zum Projekt habe ich eine Netzwerkgruppe verschiedener Pädagogischer Hochschulen und Universitäten gegründet. Nach zahlreichen Vortreffen mit einzelnen PH- und Universitäts-Projektkoordinator:innen mit produktivem Austausch fand unser erstes gemeinsames Netzwerktreffen der Projektkoordinator:innen Mitte November statt: Web-Relaunch Projektkoordinator:innen und Leiter:innen im Austausch über Herausforderungen im Angesicht ihrer mehrjährigen Projektarbeit zum Thema Web-Relaunch, Design, Öffentlichkeitsarbeit... Ein weiteres Treffen ist für Mitte Januar in Planung. Sie sind selbst Projektkoordinator:in an einer PH oder Universität und möchten Informationen zum nächsten Netzwerktreffen zum Thema "Web-Relaunch"? Dann melden Sie sich per E-Mail an Sauppe☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle ein @ ein ☜ph-heidelberg☞ Bitte fügen Sie an dieser Stelle einen Punkt ein ☜de.
In Zusammenarbeit mit dem QM-Team haben wir eine Online-Befragung entworfen, die eine erste Möglichkeit der Partizipation für alle Studierenden, Mitarbeiter:innen der Verwaltung und Dozierenden schafft. Die Umfrage ist ab sofort verfügbar! Ziel ist es, die Anforderungen an die neu zu entwickelnde Website zu ermitteln, zu strukturieren und zu priorisieren. Was genau braucht ein:e Studieninteressent:in? Welche Funktionen benötigt ein:e Student:in? Welche Informationen benötigt ein:e Mitarbeiter:in? Neben der Umfrage werden noch zwei weitere Schritte der Partizipationsmöglichkeiten angeboten: Gesprächs-Interviews mit Termin-Slots für einen direkten Austausch und die Teilnahmemöglichkeit an diversen Workshops rund um das Thema der nutzer-orientierten Funktionsgestaltung. Darüber hinaus wird es Workshops zu Anforderungen und Inhalten geben. Weitere Informationen zu Terminen und Anmeldung folgen noch.
Dezember '23
Für die erste Dezemberwoche ist die erste offizielle Arbeitsgruppensitzung angesetzt. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Web-Relaunch werden ins Rektorat eingeladen, um die Einzelheiten der kommenden Monate zu besprechen. Es werden erste Ergebnisse der Projektausrichtung vorgestellt.
In der zweiten Dezemberwoche wird es einen Informationsstand für alle Angehörigen der Pädagogischen Hochschule zum Thema "Web-Relaunch" im Foyer des Altbaus und des Neubaus geben. Weitere Informationen folgen.
Januar - Februar '24
Anfang Januar ist das zweite Netzwerktreffen (ProKo WR) der Projektkoordinator:innen verschiedener PHn und Universitäten geplant.
Für den Januar und Februar sind neben der Auswertung der Online-Befragung mehrere Workshops geplant, an denen sich Studierende und Mitarbeitende der Hochschule beteiligen dürfen, um sogenannte Personas auszuarbeiten und User-Stories zu entwickeln. Damit möchten wir so nah wie möglich an unseren Zielgruppen arbeiten. Diese Workshops bilden eine der Informationsquellen und Grundlagen für die Arbeit der Web-Agentur. Termine, Teilnahmemöglichkeiten und weitere Informationen zur Anmeldung folgen.
Haben Sie Fragen zum Web-Relaunch oder zum weiteren Vorgehen? Möchten Sie sich beteiligen oder das Gespräch zum Thema Web-Relaunch suchen? Sehr gerne vereinbare ich mit Ihnen einen Gesprächstermin. Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail.